Di era digital seperti sekarang ini, melakukan rapat kerja bagi perusahaan tidak harus bertemu secara offline. Apalagi semenjak pandemi, banyak perusahaan yang membuat aturan WFH untuk karyawannya.
Bahkan hingga saat ini, banyak perusahaan yang memilih sewa virtual office Jakarta untuk melakukan rapat kerja. Pertemuan ini biasanya dihadiri oleh karyawan perusahaan dengan tujuan tertentu yang berhubungan dengan perusahaan.
Rapat kerja berbeda dengan meeting rutin yang dilakukan perusahaan. Sebab di rapat kerja, akan membahas banyak hal yang berkaitan dengan perusahaan. Hal inilah yang membuat rapat kerja memiliki aturannya sendiri agar berjalan dengan efektif.
Hal Penting yang Perlu Diterapkan di Rapat Kerja
Saat melakukan rapat kerja, banyak perusahaan yang memiliki aturannya sendiri-sendiri. Namun aturan ini sifatnya abstrak, jadi tidak semua perusahaan menggunakan aturan yang sama.
Misalnya aturan harus memiliki “rasa hormat” kepada sesama karyawan. Setiap karyawan yang hadir di rapat kerja harus memiliki rasa hormat, terutama saat orang lain memberikan argumen atau melaporkan hasil kinerjanya.
Kita tidak boleh menyepelekan karyawan meskipun jabatannya berbeda dengan kita. Jadi berikut ini beberapa hal penting yang harus diterapkan di rapat kerja:
- Jelaskan Alasan yang Jelas
Setiap rapat kerja dilaksanakan, setiap karyawan memiliki kesempatan yang sama untuk menjelaskan sesuatu. Misalnya Anda harus menjelaskan tentang hasil target kerja Anda selama ini yang belum bisa mencapai target perusahaan.
Di sini Anda bisa memberikan alasan yang jelas mengapa Anda tidak bisa mencapai target perusahaan yang sudah ditetapkan. Misalnya karena Anda kewalahan atau karena market yang tidak sesuai.
Di sini Anda bisa menjelaskan dan meminta solusi dari atasan Anda agar bisa mencapai target perusahaan. Jika Anda memaparkan alasan yang jelas, pastinya peserta rapat kerja lainnya akan menghargai Anda.
- Sampaikan Informasi Relevan
Banyak perusahaan yang memilih sewa virtual office Jakarta untuk melakukan rapat kerja. Sebab dengan virtual office, semua karyawan bisa melaksanakan pertemuan dengan nyaman.
Saat rapat kerja, aturan dasar yang Anda pahami yaitu memberikan informasi yang relevan dengan topic yang sedang dibahas. Misalnya rapat kerja sedang membahas tentang target tahunan perusahaan.
Di sini Anda bisa memberikan informasi relevan terkait target tahunan yang ditetapkan perusahaan. Anda bisa memberikan informasi terkait target pasar yang sesuai atau memberikan informasi hasil target dari tahun ke tahun, apakah memberikan progress atau tidak.
Dengan informasi yang relevan, rapat kerja bisa berjalan dengan lancar dan perusahaan bisa menetapkan langkah yang tepat.
- Menyatakan Pendapat dan Pertanyaan
Saat melakukan rapat kerja, pastinya setiap karyawan memiliki kesempatan yang sama untuk memberikan pendapat atau pertanyaan. Di sini Anda bisa mengemukakan pertanyaan atau pendapat dengan jujur dan tak perlu takut.
Sebab jika Anda takut mengemukakan pendapat, maka Anda tidak bisa menciptakan hubungan kerja positif. Banyak sekali karyawan yang justru malas memberikan pendapat karena malas berdebat atau takut dianggap aneh oleh karyawan lainnya.
Justru dengan pendapat pribadi ini, kita bisa menyatukan pendapat dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif. Khususnya ketika terkena musibah, kita bisa mencari solusinya bersama-sama.
- Gunakan Contoh Spesifik
Banyak perusahaan yang memilih sewa virtual office Jakarta untuk melakukan rapat kerja, sebab virtual office lebih menyenangkan dan nyaman untuk mengadakan pertemuan. Di sini Anda bisa mengemukakan semua pendapat dengan nyaman.
Salah satunya saat memberikan contoh yang berkaitan dengan topic yang sedang dibahas. Misalnya saat membahas vendor perusahaan, di sini Anda bisa mencari vendor yang cocok dengan kinerja yang mereka miliki.
Memberi contoh yang spesifik dalam rapat kerja akan membantu rapat berjalan efektif dan menemukan solusi dari permasalahan yang sedang dihadapi.
- Fokus Pada Solusi
Saat melakukan rapat kerja, pastinya ada solusi dari permasalahan yang harus kita temukan. Setiap permasalahan yang terjadi di perusahaan, merupakan tanggung jawab bersama untuk mencari solusinya.
Meskipun bukan tanggung jawab semua karyawan, tapi sebagai karyawan Anda bisa memberikan pendapat. Anda bisa memberikan solusi yang terbaik menurut Anda dan dengarkan karyawan lain memberikan solusi.
Setelah itu Anda bisa tarik kesimpulan dari solusi yang sudah diberikan karyawan. Dengan cara ini pastinya rapat kerja bisa mencapai tujuan atau solusi dari permasalahan yang dihadapi.
- Diskusikan Masalah
Misalnya ada masalah yang selama ini tidak bisa didiskusikan, maka coba untuk diskusikan saat rapat kerja. Di sini Anda bisa mengemukakan masalah yang selama ini dihadapi karyawan.
Dengan rapat kerja, Anda akan bertemu dengan atasan yang siap membantu menemukan solusi dari permasalahan yang dihadapi karyawan. Oleh sebab itu sangat penting mengemukakan masalah apa pun yang menghambat produktivitas karyawan dalam bekerja.
- Menarik Kesimpulan
Setelah rapat kerja diadakan, pastinya ada kesimpulan yang harus diambil. Kesimpulan ini biasanya berisi tentang solusi dari permasalahan yang sedang dihadapi.
Dengan bertemu semua karyawan, Anda bisa mengambil kesimpulan dan solusi dari permasalahan yang ada. Tentu saja ini adalah tujuan akhir dari rapat kerja.
Kesimpulan harus selalu ada di akhir rapat kerja untuk mengakhiri rapat. Pastikan kesimpulan yang diambil sudah atas persetujuan semua karyawan dan tidak ada karyawan yang merasa dirugikan dengan kesimpulan tersebut.
Demikian beberapa hal yang perlu diperhatikan saat rapat kerja. Anda bisa sewa virtual office Jakarta untuk melakukan rapat kerja dengan karyawan Anda. Virtual office bisa membuat karyawan dengan nyaman menyatakan pendapat dari topic yang sedang dibahas.
